Family Office: ¿qué es, cuándo y cómo implantarlo?

En familias empresarias suele suceder que se puedan haber generado excedentes de tesorería bien provenientes de una óptima gestión de la empresa familiar, bien de la venta de esta o de reestructuraciones de unidades de negocio.

Es importante hacer la distinción entre empresa familiar y familia empresaria porque, aun estando conectadas, no siempre exigen las mismas estructuras de gestión del patrimonio familiar.

La Oficina Familiar o Family Office, como construcción proveniente de la práctica en países anglosajones, es un sistema de organización de medios humanos, financieros y materiales tendentes a gestionar eficazmente un patrimonio familiar, permitiendo su mantenimiento, incrementando su volumen y facilitando la formación y traspaso a las generaciones sucesivas.

Necesariamente cualquier Family Office para un establecimiento adecuado de sus estructuras y para, sobre todo, asegurar su eficacia y mantenimiento debe de estar sustentado en la voluntad de la familia empresaria de forma que se pueda gestionar profesionalmente el patrimonio conseguido por medio de venta total o parcial de la empresa familiar, generación de excedentes de tesorería derivados de resultados acumulados o, incluso, proximidad de un cambio generacional. Suele ser relevante el diferenciar las motivaciones personales respecto de los verdaderos fines del negocio, sobre todo, como queda dicho, para mantener y dar continuidad al patrimonio familiar la gran mayoría de las veces conseguido con la visión, el esfuerzo, y la perseverancia de las primeras generaciones.

A pesar de la multiplicidad de factores que intervienen en el origen del Family Office, existen ciertos pilares principales sobre los que descansa en una mayor o menor dimensión la arquitectura del Family Office. Examinemos cuáles son esos pilares en aras a identificar y proveer de elementos de elección y diseño a una estructura de Family Office.

Los puntales básicos para que se genere la idoneidad de un Family Office son la existencia de un patrimonio familiar importante que mantener, la orientación a la creación de riqueza, los valores familiares y un método de gestión del riesgo.

Algunas de las razones consideradas nucleares para implantar este modelo de gestión son:

• Gestión del patrimonio familiar con un alto grado de profesionalización, tanto a nivel interno como externo. Conviene decir que debe de integrar un equipo humano no perteneciente a la familia, con un acreditado grado de preparación y experiencia tanto a nivel interno como externo.
• Modelo de gestión del riesgo y su diversificación: respecto de empresas familiares, inversiones financieras e inmobiliarias, así como participación en negocios analizados a través de la industria del Private Equity.
• Ahorro en la escala de costes, de modo que el proceso de unificación que supone el Family Office en los procesos de inversión, administración y desinversión de los activos en gestión sea eficiente y economice gastos.
• Alineación en la prestación de servicios comunes y que den sentido a la familia dentro de una organización centralizada (asesoramiento financiero, fiscal, mercantil entre otros).
• Conveniencia de formar financieramente a los miembros de la familia, así como prever las transiciones generacionales. De este modo se crea un componente de conocimientos, compromiso y valores familiares.

Una vez concretada la razón de ser del Family Office para servir a la familia empresaria, así como algunos de los fundamentos estratégicos para su establecimiento, es conveniente mencionar algunas de las funciones que debe de cubrir este ente:

1. Área de Servicios unificados:

• Planificación Fiscal del grupo y patrimonial individual (Servicios Fiscales)
• Asesoramiento Jurídico integral
• Servicios Contables y Administrativos
• Administración Financiera y Bancaria
• Política de Aseguramientos

2. Área de Gestión del negocio y patrimonio

• Gestión del negocio familiar
• Private Equity
• Gestión de inversiones inmobiliarias
• Diversificación de inversiones

Family Office como plan estratégico familiar

El Family Office constituido con fundamento y gestionado eficazmente debe de proveer resultados y, para lograr ese fin, también debe de sustentarse en un plan estratégico de la familia que defina los objetivos de los integrantes familiares y garantice la continuidad.

Adicionalmente debe de integrar los necesarios protocolos familiares y de buen gobierno corporativo que resultan esenciales para coordinar los distintos grados de intervención de miembros de la familia en la estructura de decisión y de gestión ejecutiva.

En cuanto a la estructura interna y externa, va a depender del momento de partida y del crecimiento progresivo que tenga en relación con el tiempo transcurrido, generaciones familiares y activos gestionados.

• En la estructura interna siempre debe de ser considerado un equipo directivo altamente cualificado y experimentado, identificado con los valores de la familia empresaria y conocedor de los diversos negocios a gestionar (Director General, Director Financiero y control de Gestión, Director de Análisis de Inversiones, Relaciones Laborales, etc.)
• Respecto de la estructura externa es adecuado el definir los asesores que prestarán esos servicios de asistencia y soporte tales como: Asesores Legales y Tributarios (abogados), asesores financieros, inmobiliarios y entidades financieras, etc.

El tamaño de un Family Office puede ser dinámico y sucesivo en el tiempo: Grupo de Servicios compartidos (Desk), Family Office (Single) o Family Office agrupado (Multi), lo que escapa a esta exposición y podrá ser tratado en otro artículo.

Como conclusión y basado en la experiencia de esta firma y de los abogados profesionales que integran el Grupo de Empresa Familiar, es preciso poner de manifiesto que la complejidad de las variables a ser integradas en una unidad de gestión centralizada como es el Family Office (riesgos, mercados, normativas, fiscalidad, estructura de gobierno) exige un alto grado de rendimiento profesional para aunar en el Family Office los objetivos de mantenimiento del patrimonio familiar, creación de valor y manejo de posibles conflictos familiares, junto con los cambios generacionales. Contacte con nuestros abogados especializados aquí.

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José Luis Martínez Andreo – Grupo Empresa Familiar

Socio del área mercantil