La actualización del protocolo familiar como clave para mantener su vigencia

El protocolo familiar “debe considerarse como un punto de salida y no como una meta”. Esta reflexión puede encontrarse en el Informe de la Ponencia de estudio para la problemática de la empresa familiar, elaborado por el Senado en el año 2001, y contiene en realidad dos ideas. La primera es que el protocolo familiar, una vez aprobado, debe ser necesariamente respetado y cumplido por todos los socios y familiares sobre los que genere efectos, como hemos expuesto ya en ocasiones anteriores. La segunda es que no se puede concebir este documento como una herramienta estática, grabada a piedra, cuyos postulados deban mantenerse de forma indefinida e inamovible en el tiempo. Todo lo contrario: es necesaria una actualización del protocolo familiar, es decir, precisará revisarse, modificarse y adaptarse a las nuevas circunstancias para poder mantener su vigencia, su sentido y su utilidad.

Sin embargo, esta labor revisora y adaptativa del documento no debe ser tan frecuente que acabe por someterlo a cambios constantes que, además de confundir, puedan frustrar la finalidad del protocolo de la empresa familiar como herramienta de planificación. Sobre todo, porque algunas de sus normas sólo tendrán sentido si se mantienen durante un plazo amplio de tiempo. Como en tantos otros aspectos, por tanto, uno de los principales retos a los que debe hacer frente la familia empresaria es el de encontrar el punto de equilibrio exacto a la hora de determinar cuándo es preciso revisar el pacto.

La necesidad de adaptarse al cambio en la empresa familiar

La empresa familiar es una realidad dinámica y cambiante. Toda empresa lo es, en realidad, pero aquéllas que tienen una base familiar se ven sometidas no sólo a la evolución propia de la actividad mercantil, sino también a la evolución biológica de la familia. Con el paso del tiempo, esto provoca inevitables cambios en la composición del capital social, tendiendo a menudo a su atomización, debido a la salida de los socios que se retiran o fallecen y a la incorporación -generalmente superior en número- de sus sucesores.  

Esto provoca que las previsiones del protocolo familiar vayan quedando desfasadas u obsoletas, puesto que no pueden dar respuesta ya a una realidad que poco o nada tiene que ver con la que existía en el momento en que fue elaborado. Los mecanismos de resolución de controversias o de adopción de acuerdos en junta general, por ejemplo, no pueden ser los mismos cuando la sociedad pertenece a dos hermanos con el 50% del capital cada uno de ellos que, posteriormente, cuando ese mismo capital se reparte entre sus ocho nietos. La existencia de ramas familiares bien diferenciadas, de intereses singulares, y de un juego cambiante de alianzas requerirán -a buen seguro- unas normas distintas de las que el protocolo estableciera en su momento. Del mismo modo, esa ampliación de participantes en el entorno empresa-familiar puede justificar la puesta en marcha de órganos como el Consejo de Familia, que quizás no habría tenido sentido impulsar en el momento de adoptar la primera versión del protocolo. 

Si el documento no se adapta al nuevo escenario al que debe dar respuesta, es evidente que carecerá de utilidad. Carecerá incluso de legitimidad, puesto que será percibido por los nuevos miembros de la familia empresaria como un reducto del pasado, como algo tan trasnochado como nos puedan parecer a día de hoy las normas propias del sistema feudal. 

Cabe advertir que el proceso de revisión del protocolo familiar acostumbrará a abrir o reabrir debates y, con ello, generará seguramente conflictos que estaban ya cerrados o que nunca antes se habían planteado. Eso es en el fondo inevitable y, por paradójico que pueda parecer, es también deseable: sólo afrontando los debates más espinosos podrá conseguirse encontrar solución a problemas que, aun en muchas ocasiones latentes, requieren atención. En este aspecto, el proceso de revisión del protocolo difiere poco de su proceso de elaboración y, por lo tanto, es de nuevo momento de negociar, de comprender a los demás, de transigir y, finalmente, de alcanzar acuerdos beneficiosos para el conjunto. 

Recomendaciones para la actualización del protocolo en la empresa familiar

En otra de las interesantes reflexiones que se recogen en el Informe de la Ponencia del Senado, expresó el entonces secretario general de la CEOE, Don Juan Jiménez Aguilar, que “existe un protocolo para cada caso”, con lo que venía a señalar la dificultad de establecer normas, criterios o hasta orientaciones que puedan ser aplicables de forma generalizada. Aun así, hay un par de recomendaciones que sí podemos apuntar.

La primera es que sea el propio protocolo el que prevea ya sus futuras revisiones. Para ello, se puede establecer un calendario predeterminado (por ejemplo, cada 10 años) o se pueden vincular las actualizaciones del documento a ciertos hitos que se vayan produciendo en la empresa (por ejemplo, cuando se complete el traspaso de un determinado porcentaje del capital, implicando así un relevo generacional). 

Debe tenerse en cuenta que siempre habrá miembros de la familia empresaria más interesados en revisar las normas del protocolo de lo que puedan estarlo otros. Y los habrá también, probablemente, que prefieran que todo se mantenga tal y como está. Por eso, si el protocolo no ha establecido -con carácter vinculante- la necesidad de revisiones periódicas, puede resultar imposible acordar ponerlas en marcha.

La segunda recomendación es que el lapso de tiempo para las revisiones del protocolo familiar sea razonable: ni demasiado largo ni demasiado corto. El plazo de una década acostumbra a considerarse adecuado, en la medida en que puede coincidir con las entradas y salidas de nuevos familiares en la empresa y, sin ser extremadamente largo, sí permite conocer con amplitud el efecto que ha tenido la implementación de las normas derivadas de cada una de sus actualizaciones.

De todos modos, entroncando con la idea de que “existe un protocolo para cada caso”, es importante analizar muy bien la singularidad de cada empresa familiar y de cada familia empresaria, para lo cual pueden contar con la ayuda de nuestros abogados expertos en Empresas Familiares, quienes podrán valorar cómo resolver ésta y cualquier otra cuestión relacionada con su protocolo familiar. 

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Antonio Valmaña – Grupo Empresa Familiar

Director en el área de litigación y arbitraje