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La reclamación de un impago es, por su recurrencia, uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas y los autónomos. La morosidad, es decir, la falta de pago de facturas puede traer graves problemas y, en consecuencia, poner en riesgo la supervivencia de muchos negocios.
Es habitual que, cuando una persona física o jurídica se encuentra ante un impago, le asalten varias dudas. La principal de ellas es conocer cuál va a ser la mejor opción para reclamar la deuda. En este contexto, saber cómo perseguir su pago es muy importante, dado que existen varias alternativas y estrategias. Para ello, es fundamental contar con un buen asesoramiento legal para, así, no cometer errores que acaben por reducir las posibilidades de cobro.
Siempre es imprescindible realizar un minucioso estudio de cada caso, para valorar qué opción es la más adecuada para reclamar la deuda. Existen principalmente dos mecanismos compatibles: el judicial -que puede ser más costoso y lento, pero más efectivo-, como por ejemplo el proceso monitorio y el extrajudicial.
La vía extrajudicial para reclamar impagos
Acudir a la vía extrajudicial es recomendable por tres motivos: es efectiva, es más rápida y más económica. Resulta una alternativa a la vía judicial para reclamar el pago, de manera que, en lugar de iniciar un procedimiento judicial, se busca llegar a un acuerdo amistoso con el deudor. Y es que, en definitiva, una solución amistosa siempre puede facilitar que todas las partes afectadas por ese impago terminen lo más satisfechas posibles. Pero es importante tener presentes algunas cuestiones que resultarán decisivas para el éxito de esta gestión.
En primer lugar, la reclamación de una factura debe realizarse inicialmente de una forma muy cordial, aumentando paulatinamente la severidad en caso de que no se reciba el pago. Es conveniente solicitar un encuentro presencial con el deudor o llamarle telefónicamente para corroborar e informarle de que la factura está pendiente de pago. Quizá a través de alguna de estas dos vías, el deudor nos comunica que tiene problemas de liquidez por lo que le podemos ofrecer fraccionar el pago, elaborando para ello, un plan de pagos.
En caso de no recibir contestación por parte del deudor, es recomendable dejar constancia por escrito de la reclamación efectuada. Para ello es imprescindible reclamar la factura vía e-mail, indicándole al deudor, sus datos, los datos de la deuda y el plazo y forma de pago. De esta forma, ayudamos a que el deudor no tenga que buscar la factura ni los datos necesarios para atenderla.
Si la reclamación escrita tampoco ha dado sus frutos, es conveniente enviar una carta certificada con acuse de recibo al deudor. De este modo, queda constancia de que se ha realizado una solicitud formal, pudiendo más adelante plantearse la opción de enviar un burofax advirtiendo ya sobre la posibilidad de emprender las acciones legales oportunas en caso de mantenerse el impago.
Por último, consideramos necesario referirnos a un par de cuestiones que pueden generar dudas.
Por un lado, legalmente no existe una cantidad mínima para reclamar una deuda, por pequeña que sea. Ahora bien, los acreedores muchas veces deciden que no les merece la pena poner en marcha un procedimiento judicial si la vía extrajudicial no ha dado sus frutos, ya que el coste temporal y económico no les compensa. Así pues, para deudas menores, se opta exclusivamente en interponer una reclamación extrajudicial. Para el resto de deudas con un importe más elevado, habiendo agotado previamente la vía extrajudicial, es recomendable iniciar la vía judicial con un procedimiento monitorio.
Por otro lado, conviene apuntar que la Ley 42/2015 de 5 de octubre introdujo una reforma que establece que el plazo de prescripción para la reclamación de facturas varía en función del tipo de deudor de la factura impagada. Al respecto, establece que las facturas impagadas prescriben a los 5 años para las operaciones comerciales entre profesionales y particulares.
Sin embargo, en el caso de Cataluña, prescriben a los 3 años. Asimismo, las facturas dirigidas a particulares prescriben a los 3 años y las facturas dirigidas a las administraciones públicas lo hacen a los 4 años.
Ventajas y desventajas de la vía extrajudicial
Como veníamos diciendo, la principal de las ventajas de la vía extrajudicial es la siguiente:
- Si el deudor está dispuesto a regularizar la situación, el acreedor puede resolver el problema del impago de forma rápida y eficaz, sin tener que costear un proceso judicial.
- Sin embargo, la vía amistosa también tiene algunas desventajas:
- No siempre es efectiva, dado que el deudor puede no estar dispuesto a llegar a un acuerdo y, en ese caso, sí será necesario iniciar un procedimiento judicial.
- El deudor puede incumplir el acuerdo de pagos alcanzado con el acreedor, lo que le obligaría igualmente a iniciar un procedimiento judicial.
- Aunque la vía extrajudicial puede ser menos costosa que la vía judicial, también puede ser menos efectiva, especialmente si el deudor no tiene recursos para pagar la deuda.
Claves para reclamar un impago a través de la vía extrajudicial
Llegados a este punto, es preciso hacer referencia a las claves o consejos que debemos tener en cuenta a la hora de reclamar extrajudicialmente un impago, cosas que se deben hacer y que son las siguientes:
- Estudio del deudor y su situación financiera: es imprescindible saber quién es el deudor y si tiene solvencia para pagar la deuda. En caso de que el deudor sea una empresa, es recomendable obtener la información pertinente sobre su situación financiera para saber si tiene problemas de liquidez, así como quiénes pueden ser sus responsables últimos, especialmente sus administradores.
- Recopilación de la documentación necesaria: es primordial recabar toda la documentación del caso para poder citarla o incluso adjuntarla en el burofax y acreditar la deuda. Asimismo, esta documentación nos servirá en caso de tener que interponer un futuro proceso judicial.
- Establecer un plan de negociación: una vez preparada la documentación, es necesario realizar un plan de negociación y comunicación con el deudor y fijar una estrategia clara de negociación. Es recomendable ser claro, conciso y directo con el deudor, pero a la vez, estar dispuesto a ceder y ser flexible para intentar llegar a un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
- La contratación de un buen asesoramiento legal: desde un inicio, es recomendable contar con un servicio especializado de asesoramiento legal para que lleve a cabo todos los puntos anteriores de una forma impoluta y asesorar al acreedor sobre las posibilidades del caso.
La reclamación extrajudicial como prueba en un futuro proceso
Al respecto, es preciso destacar que todos los requerimientos de pago citados en el primer epígrafe son pruebas fundamentales y muy útiles para el caso de que, posteriormente, se decida interponer un procedimiento judicial. Es decir, es imprescindible desde el principio, preconstituir prueba para un futuro proceso. Y, además, es conveniente ir realizando los requerimientos ordenadamente y así ir constituyendo la prueba para un eventual proceso judicial.
Como veníamos apuntando, nosotros apostamos casi siempre por iniciar reclamaciones amistosas por los motivos expuestos en el presente artículo. Además, es importante recordar que, la información recabada durante esta fase, incluso para el caso de acabar en procesos judiciales, es muy útil.
No obstante, cabe destacar que esta acción no debe perjudicar nunca la acción judicial y es por ello por lo que debe ser desarrollada por profesionales. Aunque busquemos evitar el futuro litigio, debemos tener siempre en mente cómo lo desarrollaríamos y qué necesitaríamos para el caso de que acabara siendo necesario ponerlo en marcha.
En resumen, la vía extrajudicial puede ser una alternativa a veces muy eficaz y menos costosa que el procedimiento judicial para la reclamación de impagos. Y, en caso de ser necesario interponerlo, las reclamaciones extrajudiciales son una prueba muy importante para ese futuro proceso judicial.
En todo caso, es indispensable realizar un minucioso estudio de cada caso concreto, sobre todo, de las partes involucradas y las relaciones contractuales entre ellas, para valorar qué opción es la más adecuada para reclamar la deuda.
Los abogados de nuestro departamento de litigación y arbitraje trabajan a diario en situaciones de este tipo, por lo que pueden ayudar a cualquiera que deba afrontarlas, buscando siempre la solución óptima para cada caso concreto.
Abogada en el área de litigación y arbitraje
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