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¿Cuál es el momento en que el empresario familiar debe enfrentarse a la elaboración de un protocolo familiar? ¿Qué precauciones se deben tener en cuenta? A estas y a otras preguntas trataremos de dar respuesta a continuación.
Tal y como es sabido, es habitual en una empresa familiar que la misma la conformen personas con distintos vínculos, ya sean por su condición de socios, de miembros del órgano de administración o sencillamente como trabajadores. Siendo así que el único punto en común de todos ellos es su pertenencia a la familia empresaria.
Son por ello tres los elementos fundamentales que configuran toda Empresa Familiar: la propiedad de la empresa (distribución del capital social), el poder de decisión en la misma (órgano de administración) y las personas vinculadas por lazos familiares que lo están también a la empresa (como socios y/o administradores). En torno a estos tres elementos, ha definido el legislador a la Empresa Familiar como “aquellas empresas en las que la propiedad o el poder de decisión pertenecen, total o parcialmente, a un grupo de personas que son parientes consanguíneos o afines entre sí”. Además de estos, podemos considerar como otro elemento importante y configurador de la Empresa Familiar el que esta tenga vocación de continuidad a lo largo del tiempo y por ello a través de distintas generaciones.
Por todo ello, toda familia empresaria tendrá como principal interés el tratar de desarrollar mecanismos que les permitan mantener el capital social en sus manos a lo largo del tiempo (restringiendo para ello la transmisibilidad de acciones o participaciones), así como encomendar la administración de la sociedad a miembros de la familia (estableciendo las vías y requisitos de acceso a los cargos). Para lo cual, y como hemos desarrollado en diversas entradas en este blog, el Protocolo Familiar se convierte en un instrumento idóneo para regular estas materias, resultando evidente que la principal preocupación de una familia empresaria que otorga un protocolo es la de mantener el carácter familiar de su empresa (vocación de continuidad), evitando el acceso de terceros ajenos a la familia, tanto al capital social (propiedad) como a la administración (dirección) de la compañía. Por eso el Protocolo Familiar es siempre un instrumento necesario.
Ahora bien, conforme a nuestra experiencia, una de las cuestiones que se nos presenta en el asesoramiento a empresarios familiares radica en cual es el momento idóneo para empezar a preparar un protocolo familiar. Triste es reconocer que, como asesores, muchas veces tenemos que enfrentarnos a una realidad imposible ya de gestionar en donde, cuando se nos pide ayuda, hace ya tiempo que se ha sobrepasado la última frontera del entendimiento, resultando ya imposible o muy difícil sentar en una mesa a los diferentes miembros de la familia empresaria, cada uno con sus intereses, sus criterios ya formados y un conflicto evidente encima de la mesa.
¿Cuándo se debe hacer el protocolo familiar?
Entonces, ¿Cuál sería ese momento? Obviamente antes de llegar a una situación de conflicto y crispación irreversible. El protocolo familiar debe entenderse como una herramienta idónea para regular la sucesión empresarial tanto en la propiedad como en lo relativo a los puestos de dirección y gestión de esta. Por eso, el momento óptimo estaría estrechamente relacionado con el relevo generacional de los miembros de la familia. Obviamente, un protocolo familiar se hace con vocación de permanencia y continuidad, pero tampoco tiene que resultar un texto que quede cristalizado, inamovible en el sentido de que tenga que valer por igual a distintas generaciones con intereses y realidades socioeconómicas diferentes. Cada generación puede tener su propio protocolo familiar. Lo importante es saber anticiparse a esta necesidad y sin duda, el momento es aquel. Sirviendo el protocolo familiar como el inicio de la transición generacional previa a la sucesión.
¿Por qué decimos que es ese el momento adecuado? Porque es el momento en que ambas generaciones (la entrante y la saliente) están todavía trabajando juntas en la consecución de los objetivos de la empresa, siendo personas que en principio han crecido con unos mismos valores, educación, etc., permitiendo que el nivel de riesgo de que puedan existir conflictos entre los miembros de la familia disminuya sustancialmente. Obviamente, cada caso es diferente, siendo las circunstancias que pueden darse dispares, lo que puede aconsejar una reacción más ágil en la toma de decisiones.
Qué errores se deben evitar en su elaboración
Sin embargo, aun cuando estemos en un momento idóneo para empezar a preparar y negociar un protocolo familiar, debemos ser capaces de evitar errores en su elaboración debido a los riesgos asociados a los mismos. Entre ellos podemos destacar los siguientes:
- Definir al comienzo de esta tarea, cuál debe ser el objetivo último que se pretende, así como aquellos elementos que pueden ser abordados y cuales no, compartir con todos los participantes cuál es el punto de partida, obtener un primer feedback sobre ese punto de partida, detectar nuevas inquietudes en los participantes y disponer de los elementos necesarios para elaborar un protocolo que verdaderamente sirva a los intereses de la familia.
- Es importante que todos los accionistas, presentes o futuros, participen en la elaboración del protocolo familiar. Dejar fuera de este ámbito a cualquier miembro de la familia que será un futuro accionista puede significar un error por cuanto de alguna forma se está limitando el alcance de este.
- Es importante establecer de inicio una metodología clara del proceso. Lo contrario puede conllevar un cierto agotamiento y la sensación de no avanzar. En este sentido y en el caso de que el encargo se haga a un profesional, parece siempre recomendable comenzar con la realización de una due diligence empresarial y familiar, una reunión inicial y entrevistas individuales con los distintos miembros tendentes a conseguir una radiografía completa del entorno empresa/familia y detectar las oportunidades y las amenazas del proceso. Todo ello para acabar presentando borradores de protocolo que se someterán a estudio y valoración por los participantes y que en la práctica será habitual que den lugar a otras versiones sucesivas hasta alcanzar el necesario consenso.
- Además, debe valorarse si en función de las circunstancias de cada empresa y de las familias empresarias implicadas, es o no recomendable encargar el proceso a algún profesional concreto que pueda tener ya de inicio una previa especial relación con algunas de las partes o rama familiar concreta. Lo importante es garantizar la objetividad e independencia en todo el proceso.
- Por último, debemos ser capaces de encontrar un justo equilibrio entre la parte de protocolo moral y de protocolo jurídico que deben conformar todo protocolo familiar. Ambos bloques son necesarios.
En definitiva, el proceso de elaboración de un protocolo familiar no es una tarea sencilla. Evitemos errores y dejémonos asesorar. Debemos ser capaces de buscar el momento preciso para llevarla a cabo. Lo que siempre será mejor en un momento cercano al relevo generacional en donde ambas generaciones sean capaces de aportar en beneficio de la empresa.
Si tiene dudas sobre los protocolos familiares y su importancia, conflictos familiares y los mecanismos para mitigarlos, no dude en contactar con nuestros abogados expertos en Empresas Familiares, quienes podrán ayudarle en las particularidades de su caso.
- Más información sobre Empresa Familiar
Miguel Ángel Márquez – Grupo Empresa Familiar
Director en el área mercantil
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