Esta es la pregunta que debería formular cualquier asesor que se precie a un cliente, lógicamente empresa o trabajador autónomo con empleados a cargo, en el marco de las relaciones laborales de una Compañía. Pues, estos documentos, son la clave para regular y ordenar los protocolos y normativa interna de las empresas, amén de constituirse en una herramienta fundamental a la hora de ejecutar y hacer cumplir las órdenes e instrucciones del empresario.
Estos documentos encuentran su fuerza vinculante en el Estatuto de los Trabajadores en general, y en particular en su artículo 20 (poder de dirección y organización del empresario); así como en la jurisprudencia más moderna, que ha venido interpretando estos códigos como verdadera fuente normativa de las relaciones laborales al ser órdenes e instrucciones del empresario que deben ser cumplidas.
Los manuales de empleado, códigos de conducta y otros documentos análogos son aquellos conjuntos de normas, procedimientos, protocolos y otros aspectos regulados unilateralmente por el empresario, y que reflejan la forma de trabajo y cómo deben ejecutarse ciertas funciones. Ya sean totalmente cruciales para la empresa (atención al cliente, proceso de producción, fichajes horarios, etc.), cuestiones accesorias a la relación laboral (vestimenta, beneficios sociales, etc.) o la a veces problemática gestión de las herramientas de trabajo (uso del correo electrónico, acceso a las redes sociales, manejo de Internet, uso indebido del teléfono móvil, etc.).
En el momento en que una empresa tiene regulados todos estos aspectos en un manual interno, es imperativo su cumplimiento; y no puede alegarse de contrario su desconocimiento. Para ello es necesario que el empleado haya firmado un recibí de la mencionada normativa interna, y, en su caso, se le haya formado e instruido en aquellos aspectos que resulten más complejos de la ejecución de tales normas o protocolos.
Del mismo modo, el empleado debe conocer que la inobservancia de estos manuales puede dar lugar a las oportunas sanciones. Por lo que deberá ser advertido de la necesidad y obligatoriedad de respetar las normas contenidas en aquellos.
Además, el hecho de que emane unilateralmente del empresario nos lleva a pensar que no es necesaria la connivencia de los representantes legales de los trabajadores para su confección y carácter vinculante. En tanto en cuanto se está pactando y admitiendo como un anexo al contrato de trabajo negociado individualmente con cada trabajador y, lógicamente, no se minoren los derechos reconocidos legal y convencionalmente.
Recientemente han sido publicadas diversas sentencias del Tribunal Supremo y del Tribunal Constitucional que indican cómo puede o no accederse al correo electrónico de un empleado, en qué condiciones, cómo se manejan las herramientas informáticas, etc. Pues bien, de tener regulados ciertos aspectos en los manuales de empleado, algunas vicisitudes por las que pasaron los litigantes en dicho procesos se habría eliminado por completo. Toda vez que el hecho de que se regule como instrucción precisa el correcto uso del teléfono móvil y del correo electrónico, o el acceso a los mismos por parte del empresario, con el correspondiente conocimiento por parte del usuario / empleado, permite al empresario acceder a esa información y esos medios en el momento oportuno.
Por ello, consideramos que disponer de un manual del empleado o código de conducta en la empresa hoy en día, puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza y constituir una herramienta muy útil para ordenar las relaciones laborales de la empresa y disponer ciertas instrucciones y órdenes para que sean conocidas y respetadas por todos.
Jorge Sarazá Granados
Departamento Laboral
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