Obligaciones en materia laboral para empresas de más de 250 trabajadores (Parte II)

En esta segunda parte de las obligaciones en materia laboral para las empresas de más de 250 trabajadores, abordaremos normativas y cuestiones relativas al registro laboral, la política interna de desconexión digital o la auditoría legal en Prevención de Riesgos Laborales (PRL), entre otras, como continuación del anterior artículo.

1. Registro horario

Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de los empleados (tanto la jornada diaria como las horas extraordinarias). La obligación de registro opera respecto de todos los empleados con relación laboral, incluidos los comerciales, los mandos intermedios y los de dirección. Así, las relaciones laborales especiales quedan excluidas de este régimen de control. 

Se debe implementar una política interna de control de registro horario detallando el procedimiento que se seguirá para el control, especificación de la jornada laboral, y detallar qué circunstancias se consideran interrupción de la jornada. Es necesario un periodo de consultas (que no de negociación) con la RLT. Los registros deben mantenerse durante al menos 4 años y debe ser un control de carácter diario.

En caso de que esto no se cumpla, deberemos tener en cuenta que:

• El incumplimiento de la obligación de registrar la jornada se considera falta grave, lo que podría dar lugar a la imposición de multas de entre 751 y 7.500 euros por persona.
• Asimismo, habrá que tener en cuenta la realización de horas extraordinarias. La ausencia de registro de jornada facilita que prosperen reclamaciones por horas extraordinarias y excesos de jornada, debido a la inversión de la carga de la prueba por la facilidad probatoria de la empresa al deber contar con registro de jornada.

No obstante, sobre esta cuestión se está gestando una inminente reforma laboral del Ministerio de Trabajo, por lo que, en su caso, habrá que estar atentos a lo que disponga la eventual norma. 
 
Entre las últimas novedades que se barajan en la propuesta de borrador, existe la posibilidad de que se imponga la obligación de que el control horario sea telemático, dejando de ser válido el formato en papel, al que la inspección a priori, podrá acceder de forma remota.

2. Política interna de desconexión digital

Conforme lo establecido en el art. 88 de la LPDP, la empresa, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores y directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión. Así como las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas, que evite el riesgo de fatiga informática. 

Por lo tanto, todas las empresas, independientemente del número de trabajadores están obligadas a contar con esta política. En este caso, se exige previa audiencia RLT, sin ser obligatorio negociar.
 
No contar con la política, conforme la LISOS, constituye una infracción grave, sancionable entre 751 y 7.500 €.
 
Igualmente, constituye infracción grave o muy grave la transgresión de los límites acordados en materia de jornada laboral (las conductas pueden ir desde obligar al trabajador a mandar emails fuera de la jornada laboral hasta si la vulneración comportase trastorno psicosocial: fatiga informática, visual, burnout -incumplimiento normativa riesgos laborales-), sancionable entre 751 y 225.018 €.

3. Protocolo para sistemas de videovigilancia y grabación de sonido en el ámbito laboral

Las bases legales para la videovigilancia de los trabajadores en el plano de la relación laboral son las siguientes:

• Deberá existir un distintivo informativo (cartel amarillo aprobado por la Agencia Española de Protección de Datos -AEPD-) en un lugar suficientemente visible, y como mínimo, en los accesos a las zonas vigiladas, ya sean interiores o exteriores. En caso de que el espacio videovigilado disponga de varios accesos, deberá disponerse de dicho distintivo en cada uno de ellos.
• Con carácter previo a utilizar las cámaras para control de la actividad laboral (y no solo como medida para velar por la seguridad de las instalaciones y de las personas), se deberá informar por escrito a los trabajadores y a los representantes de los trabajadores de la existencia de cámaras y de su utilización como mecanismo de control laboral y posible utilización con fines disciplinarios.
• No se requiere consentimiento expreso del trabajador ni de los representantes, en cuanto a la base jurídica para el control por videovigilancia en el contrato de trabajo y las facultades de control del empresario. Por tanto, la oposición de este a la comunicación del sistema de videovigilancia no tiene relevancia legal ni impide la grabación, siendo suficiente con que conste la recepción de la comunicación (por ejemplo, firmado como no conforme o remisión vía correo electrónico certificado). No obstante, se debe cumplir con el principio de proporcionalidad en todo caso.

En caso no de efectuarse dicha comunicación, las imágenes obtenidas de las cámaras serán ilícitas (de cara a su aportación como prueba en un futuro juicio). Además, podrá condenarse a la empresa por vulneración del derecho a la intimidad e imagen de los trabajadores. 

Por último, podría constituir una sanción administrativa por incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos, pues esta obliga a informar a los trabajadores sobre la finalidad de las cámaras.

4. Estados de información no financiera

Hay una obligación para las empresas de más de 250 trabajadoras de presentar sus Estados de Información no Financiera en el registro mercantil, junto con las Cuentas Anuales:
 
De acuerdo con la Disposición Transitoria de Ley 11/2018, de 28 de diciembre, por la que se modifica el Código de Comercio, el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, y la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, en materia de información no financiera y diversidad las empresas, tendrán obligación de presentar el estado de información no financiera consolidado previsto en los apartados 49.5 b) del Código de Comercio y 262.5.b) del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital todas aquellas sociedades con más de 250 trabajadores que o bien tengan la consideración de entidades de interés público de conformidad con la legislación de auditoría de cuentas, exceptuando a las entidades que tienen la calificación de empresas pequeñas y medianas de acuerdo con la Directiva 34/2013, o bien, durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos una de las circunstancias siguientes:

• Que el total de las partidas del activo sea superior a 20.000.000 de euros.
• Que el importe neto de la cifra anual de negocios supere los 40.000.000 de euros.

Esta documentación debe tener la información suficiente para comprender la situación del grupo y el impacto de su actividad en el medioambiente y en la sociedad:

1. Descripción del modelo de negocio.
2. Las políticas de la compañía: evaluación, prevención y atenuación de riesgos e impactos significativos y de verificación y control con respecto a estos temas:
   • Medioambiente: información sobre los efectos que tiene la empresa en el medioambiente; uso de energía renovable, emisiones de gases de efecto invernadero, uso sostenible del consumo de agua, protección de la biodiversidad o el cambio climático, centrándose en las emisiones de gases de efecto invernadero. La economía circular y la prevención y gestión de residuos es un punto también a destacar, incluyendo cómo combatir el desperdicio alimentario.
   • Social: relativas al personal para garantizar la igualdad de género, la aplicación de convenios, condiciones de trabajo, respeto al derecho sindical y de los empleados, seguridad en el puesto laboral o la accesibilidad universal de personas con discapacidad.
   • Derechos humanos: aquí se incluye información sobre la prevención de las violaciones de los derechos humanos y si se dieran, cómo mitigarlas o gestionar los posibles abusos cometidos. Es importante el cumplimiento de los convenios de la Organización Internacional del Trabajo relacionado con la libertad de asociación y derecho de negociación colectiva.
   • Corrupción y soborno: medidas para luchar contra el blanqueo de capitales, aportaciones a fundaciones y entidades sin ánimo de lucro.

Consecuencias de no presentarlo:

1. Imposibilidad de inscribir las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. El hecho de no contar con Cuentas Anuales depositadas en el Registro Mercantil dificulta y/o impide un correcto desarrollo de la actividad habitual de las compañías.
2. Sanciones económicas. La Ley de Sociedades de Capital contempla multas de hasta 300.000 € anuales por irregularidades en el proceso de depósito de las Cuentas Anuales, entre las que se encuentra no depositar el EINF en caso de ser sujeto obligado.

5. Comité de empresa

Las personas trabajadoras de empresas o centros con 50 o más trabajadores podrán constituir un Comité de Empresa como órgano representativo de los trabajadores. Dicho comité actuará como órgano representativo y colegiado para la defensa de los intereses de los trabajadores. El número de componentes del Comité de Empresa en función al número de trabajadores será el siguiente:

Previo a dicha constitución, será necesario promover elecciones en el centro de trabajo en cuestión. Asimismo, dicho comité tendrá derecho a ser informado y consultado por el empresario sobre aquellas cuestiones que puedan afectar a los trabajadores.
 
De igual forma, pueden constituir sección sindical (Artículo 10 Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical). Las secciones sindicales estarán representadas, cuando en la empresa cuenten con representantes en el comité o centro de trabajo y ocupen a más de doscientos cincuenta trabajadores, por delegados sindicales elegidos por y entre sus afiliados. 

A falta de acuerdo, el número de delegados sindicales por cada sección sindical de los sindicatos que hayan obtenido el cien por cien de los votos en la elección al Comité de Empresa se determinará según la siguiente escala:

• De 250 a 750 trabajadores: Uno
• De 751 a 2.000 trabajadores: Dos
• De 2.001 a 5.000 trabajadores: Tres
• De 5.001 en adelante: Cuatro

6. Comité de Seguridad y Salud

En materia de prevención de riesgos laborales, debe constituirse un Comité de Seguridad y Salud. Debe reunirse trimestralmente como mínimo, o cuando lo solicite alguna de las dos partes que lo componen. 

El comité se dotará a sí mismo de sus propias normas de funcionamiento de conformidad con el artículo 38.3 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, que establece cuanto sigue:

• i. "1. El Comité de Seguridad y Salud es el órgano paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la empresa en materia de prevención de riesgos.
• ii. 2. Se constituirá un Comité de Seguridad y Salud en todas las empresas o centros de trabajo que cuenten con 50 o más trabajadores.
• iii. El Comité estará formado por los Delegados de Prevención, de una parte, y por el empresario y/o sus representantes en número igual al de los Delegados de Prevención, de la otra. 
• iv. En las reuniones del Comité de Seguridad y Salud participarán, con voz pero sin voto, los Delegados Sindicales y los responsables técnicos de la prevención en la empresa que no estén incluidos en la composición a la que se refiere el párrafo anterior. En las mismas condiciones podrán participar trabajadores de la empresa que cuenten con una especial cualificación o información respecto de concretas cuestiones que se debatan en este órgano y técnicos en prevención ajenos a la empresa, siempre que así lo solicite alguna de las representaciones en el Comité.
• v. 3. El Comité de Seguridad y Salud se reunirá trimestralmente y siempre que lo solicite alguna de las representaciones en el mismo. El Comité adoptará sus propias normas de funcionamiento.
• vi. Las empresas que cuenten con varios centros de trabajo dotados de Comité de Seguridad y Salud podrán acordar con sus trabajadores la creación de un Comité Intercentros, con las funciones que el acuerdo le atribuya."
   

7. Servicio de Prevención Propio

En caso de desarrollar alguna de las actividades del Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención, que indicamos a continuación, debemos contar con un Servicio de Prevención Propio:

• a) Trabajos con exposición a radiaciones ionizantes en zonas controladas según Real Decreto 53/1992, de 24 de enero, sobre protección sanitaria contra radiaciones ionizantes.
• b) Trabajos con exposición a sustancias o mezclas causantes de toxicidad aguda de categoría 1, 2 y 3, y en particular a agentes cancerígenos, mutagénicos o tóxicos para la reproducción, de categoría 1A y 1B, según el Reglamento (CE) n.º 1272/2008, de 16 de diciembre de 2008, sobre clasificación, etiquetado y envasado de sustancias y mezclas.
• c) Actividades en que intervienen productos químicos de alto riesgo y son objeto de la aplicación del Real Decreto 886/1988, de 15 de julio, y sus modificaciones, sobre prevención de accidentes mayores en determinadas actividades industriales.
• d) Trabajos con exposición a agentes biológicos de los grupos 3 y 4, según la Directiva 90/679/CEE y sus modificaciones, sobre protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados a agentes biológicos durante el trabajo.
• e) Actividades de fabricación, manipulación y utilización de explosivos, incluidos los artículos pirotécnicos y otros objetos o instrumentos que contengan explosivos.
• f) Trabajos propios de minería a cielo abierto y de interior, y sondeos en superficie terrestre o en plataformas marinas.
• g) Actividades en inmersión bajo el agua.
• h) Actividades en obras de construcción, excavación, movimientos de tierras y túneles, con riesgo de caída de altura o sepultamiento.
• i) Actividades en la industria siderúrgica y en la construcción naval.
• j) Producción de gases comprimidos, licuados o disueltos o utilización significativa de los mismos.
• k) Trabajos que produzcan concentraciones elevadas de polvo silíceo.
• l) Trabajos con riesgos eléctricos en alta tensión.

8. Auditoría legal en Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Las empresas que no hubieran concertado su Servicio de Prevención con una entidad especializada externa, así como las empresas que lleven a cabo las actividades preventivas con recursos propios y ajenos de forma simultánea, deberán someter su Sistema de Prevención al control de una auditoría o evaluación externa. 

No obstante, quedarán exentas de la obligación de someterse a dicha auditoría aquellas empresas de hasta 50 trabajadores cuya actividad no esté incluida en el Anexo I indicado anteriormente, que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoría, por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de la actividad preventiva. 

En este último caso, la obligación de auditar se sustituye por la obligación de remitir a la autoridad laboral una notificación sobre la concurrencia de las causas que hacen innecesaria la auditoría.

El plazo para su realización es de doce meses, desde que se cuente con la planificación de la actividad preventiva. Además, las auditorías se deben dar cada cuatro años, excepto si nos encontramos ante actividades del Anexo I, para cuyo caso el plazo será de dos años. 

En conclusión, el cumplimiento de estas medidas y obligaciones por parte de las empresas es fundamental para generar un bienestar duradero en la plantilla. Además, se reforzará la Responsabilidad Social Corporativa de los negocios. Puedes ver aquí la guía completa de todas las obligaciones laborales de las empresas de más de 250 empleados.

Ante dudas para la implantación de estas medidas o, ya sea para enfrentarse a una inspección laboral para cuestiones relacionadas con estas obligaciones laborales en una empresa de más de 250 empleados, puedes contactar con nuestros abogados laboralistas expertos aquí.

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