Qué hacer ante una inspección de trabajo y evitar sanciones

¿Han sancionado alguna vez a tu empresa? A menudo las empresas se ven inmersas en situaciones que pueden desembocar en una inspección de trabajo que, en no pocas ocasiones, puede conllevar una sanción. Las relaciones laborales son dinámicas y están expuestas a escenarios donde bien por incumplimientos directos, bien por hechos desafortunados, bien por puro desconocimiento, pueden llevarnos a una posición desagradable. En este artículo ofreceremos una visión práctica sobre qué hacer ante una inspección de trabajo y cómo evitar sanciones.

Evidentemente a nadie, empresas y trabajadores autónomos, con independencia del tamaño de su estructura, le encaja una sanción en cualquier momento; pero, si además estamos inmersos en una crisis como la actual, qué duda cabe que una sanción económica importante puede hacer temblar a la persona investigada, ya sea física o jurídica. En este sentido, es importantísimo entender bien a qué nos enfrentamos, qué nos está pidiendo la Inspección de Trabajo, colaborar en todo momento con dicho organismo y saber articular una buena defensa y estrategia por lo que pueda ocurrir en el proceso.

De este modo sabremos qué hacer ante una eventual inspección de trabajo y podremos evitar sanciones que puedan perjudicar la ya a veces maltrecha situación económica de la empresa. Asimismo, no debemos olvidar cuán relevante es también entender bien el momento en que nos encontremos ante una inspección; pues no es lo mismo que nos revisen hechos del pasado, sin mucho margen de maniobra, a que nos requieran en tiempo real, por ejemplo, para subsanar un defecto localizado por el órgano actuante. En este último caso es bastante probable que, dependiendo de la naturaleza del incumplimiento detectado por la Inspección, pueda solventarse con un requerimiento de subsanación a atender en un tiempo determinado.

No obstante lo anterior, si nos encontramos ante una inspección de trabajo común, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos, dividiendo por fases el momento temporal en que nos encontremos:

Fases de una Inspección de Trabajo

 Inicio de inspección:

• En primer lugar, debemos controlar y tener presentes los plazos en que nos movemos, tanto si nos citan a una comparecencia, como si tenemos que atender un requerimiento o aportar información. Pues el propio incumplimiento de atender ese requerimiento podría ser entendido como un acto de obstrucción a la labor inspectora y acarrear una sanción.
• Es fundamental conocer el motivo del requerimiento o de la inspección iniciada, para poder orientar nuestras contestaciones y argumentos de defensa. Puede tratarse de una campaña rutinaria de la Inspección de Trabajo, una denuncia individual de un empleado o una investigación por la detección de algún incumplimiento, por ejemplo.

Durante la inspección:

• Como es lógico, tenemos que atender cualquier requerimiento, solicitud de información y/o documentación, etc. por parte de la Inspección de Trabajo. Insistimos en que así se evitarán sanciones por el mero hecho de no provocar una actitud obstructora a la labor investigadora.
• Es importantísimo analizar detenidamente qué información y/o documentación nos requieren, calibrar el alcance de la petición, y ordenar todo de forma sistemática, clara y concisa. Ello supondrá un mejor acceso por parte de la persona actuante, una mejor comprensión del problema y elementos objeto de análisis, así como un mecanismo para evitar la posible sanción. Si la Inspección de Trabajo entiende la forma de trabajar de la empresa, así como los detalles y circunstancias de la prestación de servicios, más fácil será su comprensión y acercamiento a la declaración de que no hay incumplimiento alguno.
• En la medida de lo posible, sería recomendable solicitar una comparecencia voluntaria ante la Inspección de Trabajo. En nuestra experiencia, una explicación en persona, con la documentación e información presentes, y con cercanía y transparencia, resuelve muchas de las vicisitudes por las que suele pasar una inspección de trabajo.
• En línea con lo anterior, es importante determinar el alcance de la inspección, toda vez que no es lo mismo un incumplimiento puntual respecto de un trabajador concreto, que un aspecto de afectación general. La preparación de la documentación no será la misma, el enfoque no será el mismo, incluso los argumentos podrían no ser coincidentes (podría darse el supuesto de que lo que ha ocurrido a una persona concreta no afecte al resto de la plantilla) y, por supuesto, la sanción también variará y dependerá del número de personas afectadas.
• Una vez hemos superado las fases anteriores, debemos esperar a que el Inspector actuante se vuelva a comunicar con nosotros y nos indique su parecer tras el oportuno examen de la documentación e información facilitadas. En función de cómo se desarrollen los hitos anteriores es posible que seamos nuevamente requeridos para aportar alguna información adicional, o se archive el expediente (sin sanción y con / sin requerimiento para modificar o realizar alguna acción concreta) o que se proponga una sanción por parte de la Inspección de Trabajo.

Huelga decir que se debe colaborar con la Inspección en todo momento, por el bien y el correcto devenir del proceso investigador; pero también para evitar una sanción por obstrucción a la labor inspectora, cuyas cuantías más altas pueden superar varias decenas de miles de euros. De hecho, colaborar a posteriori puede que no evite la correspondiente sanción si se ha producido una obstrucción previa; tal y como ha reconocido ya alguna sentencia reciente de la Audiencia Nacional.

Tras la inspección:

• Si la actividad investigadora ha resultado correcta y satisfactoria para el órgano actuante, es posible que no se levante Acta de Infracción y/o Acta de Liquidación de Cuotas. Pero si se levantara cualquiera de ellas, es fundamental estar bien asesorado y presentar el correspondiente escrito de alegaciones frente a las mismas.
• En ese escrito de alegaciones es crucial analizar cada aspecto y detalle del acta levantada, en aras a evitar la sanción propuesta. De forma que deberíamos valorar y comprobar, entre otros posibles aspectos:
  • Plazos de caducidad y prescripción
  • Hechos imputados por la Inspección y antecedentes
  • Nulidad y/o anulabilidad del acta
  • Motivación del acta y actividad probatoria desplegada
  • Verificar la existencia de incumplimiento concreto
  • Graduación y tipificación de la sanción
  • Proporcionalidad de la sanción

Otro elemento importante es revisar la presunción de veracidad de las actas, toda vez que no siempre se incluyen hechos constatados directamente por el inspector actuante y bien pueden constituir una interpretación, contener algún tipo de error o ser susceptibles de discusión.

• No obstante todo lo anterior, cabe la posibilidad de asumir la responsabilidad de los hechos imputados, comprometerse a no formular alegaciones y abonar voluntariamente y en plazo el importe de la sanción propuesta. De este modo, confirmando que aplique en el caso concreto, podremos beneficiarnos de un descuento de hasta el 40 % del importe de la sanción si procedemos en el modo indicado.
• Finalmente, es importantísimo valorar detenidamente el alcance a futuro de la inspección ocurrida, toda vez que podría tener efectos sobre otros empleados, actuaciones y decisiones empresariales, procedimientos administrativos o judiciales posteriores que guarden relación con esa actividad inspectora previa o, por ejemplo, que limiten participar en concursos públicos o contratar con la Administración pública.

En estos tiempos que vivimos, qué duda cabe que una inspección de trabajo es una situación perfectamente factible; máxime ahora con el control por parte de la Administración de aspectos relacionados con los ERTEs, el SEPE y el desempleo o las extinciones de contratos de trabajo. Por lo que habrá que analizar, al menos, lo anteriormente expuesto si queremos evitar una sanción por parte de la Inspección de Trabajo. Para saber qué hacer ante una inspección de trabajo en un caso particular, contacte con nuestro equipo de abogados laborales aquí.

Jorge Sarazá

Socio del Área laboral